Reforma tributária coloca contratos e sistemas de condomínios no radar dos síndicos

A reforma tributária deve entrar no planejamento de síndicos, administradoras e conselhos de condomínios. O tema foi discutido no Condo Meeting realizado pelo Secovi-SP em 27 de outubro de 2026, em uma programação voltada aos efeitos das mudanças na administração condominial e nas locações. A entidade publicou um relato sobre o encontro no dia seguinte.

De acordo com o Secovi-SP, a adaptação não deve se limitar ao acompanhamento de novas regras tributárias. A avaliação apresentada no evento envolve também a revisão de contratos, a atualização de sistemas e a organização das informações utilizadas pela administração. Para os condomínios, isso significa transformar o tema em uma frente de gestão, e não deixá-lo restrito ao departamento contábil ou à administradora.

Classificação dos serviços será ponto de atenção

Um dos alertas apresentados no encontro está relacionado à correta classificação das operações e ao preenchimento das informações no sistema ligado à Nomenclatura Brasileira de Serviços, a NBS. Conforme o relato do Secovi-SP, esses procedimentos serão determinantes para a aplicação do redutor de 50% na apuração assistida da Contribuição sobre Bens e Serviços, a CBS.

O impacto prático dependerá do enquadramento de cada operação e da regulamentação aplicável. Por isso, a administração do condomínio deverá manter organizados os dados sobre os serviços contratados, os documentos fiscais e as condições previstas nos contratos. Informações incompletas ou classificações inadequadas podem dificultar a conferência dos dados e aumentar a necessidade de correções nos processos internos.

Essa análise pode alcançar contratos firmados com empresas de limpeza, segurança, manutenção, conservação, jardinagem e outros prestadores que atuam nas áreas comuns. A reforma não muda automaticamente todas as relações contratuais, mas cria um motivo adicional para que síndicos e administradoras verifiquem se os documentos refletem corretamente os serviços prestados e a forma de cobrança adotada.

Contratos e sistemas precisam ser avaliados

Na prática, uma das primeiras providências é reunir os contratos vigentes e identificar quais informações precisarão ser atualizadas nos sistemas de gestão. Também pode ser necessário conferir como a administradora registra fornecedores, serviços, documentos fiscais e pagamentos realizados em nome do condomínio.

O síndico não precisa executar sozinho uma análise técnica de natureza tributária. Seu papel, porém, inclui acompanhar o trabalho da administradora, solicitar esclarecimentos aos responsáveis contábeis e levar eventuais mudanças relevantes ao conhecimento do conselho e da assembleia. A definição de responsabilidades deve ser documentada para evitar dúvidas sobre quem fará os ajustes e quem validará as informações lançadas no sistema.

Antes da próxima etapa de implementação, o condomínio pode aproveitar reuniões administrativas e assembleias para discutir eventuais custos de adequação, atualização de plataformas e contratação de suporte especializado. A decisão deve considerar a realidade de cada empreendimento, sem presumir que todos terão o mesmo tratamento ou estarão sujeitos às mesmas exigências.

Governança ganha importância nos supercondomínios

O Condo Meeting também abordou a governança dos chamados supercondomínios, empreendimentos que reúnem diferentes torres, associações ou estruturas de uso compartilhado. Nesses casos, a quantidade de contratos, centros de custo e decisões conjuntas pode tornar mais complexa a organização das informações e a definição de responsabilidades.

Segundo o Secovi-SP, os especialistas defenderam convenções mais detalhadas e critérios de compliance para a escolha de síndicos e prestadores. A orientação é evitar decisões baseadas exclusivamente no menor preço, especialmente quando a contratação envolve atividades essenciais, riscos operacionais ou impacto na continuidade dos serviços.

Convenções e regulamentos internos mais claros podem ajudar a estabelecer competências, fluxos de aprovação e formas de prestação de contas. Em empreendimentos com estruturas compartilhadas, essas regras também podem reduzir conflitos entre torres, associações e órgãos de administração, além de facilitar a fiscalização dos contratos e das despesas comuns.

Planejamento deve começar pela organização documental

A reforma tributária ainda exige acompanhamento das normas e dos atos que definirão a aplicação concreta das mudanças. Por essa razão, a administração condominial deve evitar conclusões genéricas e avaliar cada contrato, serviço e operação de acordo com as orientações técnicas disponíveis.

O primeiro passo é organizar documentos, cadastros e contratos; depois, revisar os procedimentos com a administradora e os profissionais responsáveis pela contabilidade. Com informações consistentes, o condomínio terá melhores condições de identificar ajustes necessários, preparar decisões em assembleia e acompanhar a implementação das novas regras sem concentrar todas as providências em um único responsável.